Contract Administration is onderdeel van het team Proces Management, onder de afdeling Finance. Proces Management is verantwoordelijk voor een correcte output van in- en verkoopprocessen. Het doel van de afdeling is zorgen dat collega’s, klanten en leveranciers een werkend proces zonder belemmering ervaren. Dit realiseren wij o.a. door inzet van onze expertise en juiste adviezen te geven, maar ook door continu processen te verbeteren. Met andere woorden: het toepassen van de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).
Het Contract Administration team is een verantwoordelijk en zelf organiserend team van vijf medewerkers. Er heerst een open en veilige cultuur waarin feedback geven en ontvangen vanzelfsprekend is. Het team is eindverantwoordelijk voor het gehele proces rondom het beheer van de huur- en erfpachtcontracten, de doorbelasting en het beheer van zakelijke lasten (decentrale belastingen).
Als medewerker Contract Administration beheer je alle contracten met betrekking tot huur en erfpacht binnen het Havenbedrijf. Je bent het aanspreekpunt, managet, regisseert en monitort proactief alle afspraken, alle administratieve processen, verplichtingen en voorwaarden met betrekking tot een contract tijdens de hele contractcyclus.
Je communiceert zelfstandig met zowel interne als externe partijen over de overeengekomen afspraken. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies m.b.t. contractbeheer en de desbetreffende financiële risico’s. Je bent verantwoordelijk voor de controle en verwerking van belastingaanslagen, hierbij kan onder andere gedacht worden aan het maken van bezwaar en doorbelasten van belastingen aan onze klanten.
Team Contract Administration is ook verantwoordelijk voor debiteurenbeheer. Met een helicopterview signaleer je en maak je rapportages over de voortgang. Je draagt zorg voor een correcte en tijdige facturatie. Met betrekking tot de betalingen van facturen door onze debiteuren, adviseer en beslis je over afspraken omtrent betalingsregelingen. Je adviseert en beslist ook over de betalingsregelingen in deurwaarder dossiers en eventuele faillissement processen. Hiervoor heb je contact met de desbetreffende curatoren.
Tot slot zorg je voor de procesregie binnen jouw domein. Je monitort en analyseert de procesperformance en de proces uitval en neemt waar nodig de juiste actie. Je identificeert de verspillingen in de bestaande processen en de mogelijkheden van procesoptimalisatie.
De dagelijkse werkzaamheden:
- Controleren en beheren van diversen contractuele bepalingen die voortvloeien uit huur- en erfpachtcontracten (o.a. prijsindexatie en contractuele afrekeningen)
- Gesprekspartner van Gemeente Rotterdam, deurwaarders en curators, Port Development adviseurs (juristen en projectleiders) en business managers, klanten en debiteuren.
- Coördineren en beheren van het debiteurenproces en incassozaken
- Controleren, doorbelasten en beheren van decentrale belastingen (OZB, rioolheffing, etc.).
- Monitoren, analyseren en oplossen (waar nodig) van de procesperformance en desbetreffende uitval;
- Proces- en contracteigenaren adviseren op contractbeheersing, optimalisatie en beleid.
