Management Assistent

Omschrijving vacature

Aan de slag als zogenaamde spin in het web waarbij je er voor zorgt dat een manager optimaal kan werken in de meest dynamische gemeente van Friesland? Ben jij een echte doorpakker die niet wacht tot het werk op je af komt maar daarin juist proactief is? Dan is deze vacature iets voor jou!

Gemeente Heerenveen is voor het team management ondersteuning van de afdeling Organisatie en Communicatie op zoek naar een (ervaren) Management assistent die hen komt versterken. Wil jij samen met Gemeente Heerenveen alles naar een hoger niveau te tillen? Dan gaan wij graag het gesprek met je aan!

Over de functie:

Als Management assistent bied je ondersteuning op secretarieel en administratief gebied aan meerdere leidinggevenden van verschillende afdelingen en zorg je ervoor dat de leidinggevende aan de essentie van zijn of haar werk toekomt.

Je bent een geboren regelaar en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd en deadlines worden bewaakt. Je hebt oog voor de balans tussen wat kan en wat moet en handelt daar ook naar. Jouw werkzaamheden zijn erop gericht om de leidinggevenden te ontzorgen en een prettige en, qua planning, realistische werkdag te bezorgen.

Daarnaast houd je je bezig met:

• Complex agendabeheer, mailboxbeheer en correspondentie. Je kijkt hierin vooruit en brengt afspraken en bureautijd in balans. Je verwerkt e-mail, waarbij een deel van de vragen al door jou worden beantwoord of ingepland zodat een beperkt aantal e-mails over blijft;
• Ondersteuning bij going concern-werkzaamheden zodat verschillende processen op de afdeling goed draaien;
• Voorbereiden en de verslaglegging van diverse overleggen intern en indien nodig ook extern;
• Ondersteunen bij personele zorg, zoals een bloemetje halen of een ziekmelding regelen.
• Organiseren van bijeenkomsten, recepties en bijkomende zaken. Dit doe je met veel enthousiasme en zorg je ervoor dat het tot in de puntjes is geregeld.

 Je komt in een team van 5 Managementassistenten te werken. Als Management assistent heb je allemaal één of meerdere afdelingen waar je voor werkt. Hierin is het belangrijk dat je de verbinding houdt met het team management ondersteuning.

Wat wij bieden:

Bij Gemeente Heerenveen gaan ze op een open en informele manier met elkaar om. Naast hard werken, vinden ze plezier in het werk belangrijk. En staan ze echt voor elkaar klaar. Hier voel je je meteen welkom, ga daar maar vanuit! Er heerst hier een informele en collegiale werksfeer, waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Ze hebben een buitengewoon goede cao en bieden naast een uitstekend salaris ook goede secundaire arbeidsvoorwaarden aan.

En voor jou als nieuwe collega ligt er een mooie uitdaging om hier op inhoud en als teamlid een bijdrage aan te leveren!

Functie eisen:

Voor Gemeente Heerenveen zoeken we een collega die vanuit de persoonlijke motivatie werkt om de gemeente en het team beter te maken, samen met collega’s. Maar ook samen met de inwoners en ondernemers. Voor deze functie vinden ze het belangrijk dat je de volgende kennis en ervaring meebrengt:

• Je hebt minimaal MBO 4 werk- en denkniveau aangevuld met een opleiding Management Assistente of Office Management;
• Je hebt werkervaring als management assistent en bij voorkeur bij een gemeente;
• Daarnaast beheers je de Nederlandse taal in woord en geschrift goed en heeft het Office 365 pakket voor jou geen geheimen. Digitaal werken gaat je sowieso gemakkelijk af.

Competenties die voor deze functie van belang zijn:

Je vindt het leuk om een leidinggevende te ondersteunen, je bent dienstverlenend en zorgzaam. Je past goed in deze rol als je flexibel, betrouwbaar, sociaal vaardig, zelfstandig en stressbestendig bent. Je bent gewend aan werken in een hoog tempo in een dynamische ad hoc omgeving.

Jouw werkwijze kenmerkt zich door een proactieve instelling en je bent goed in staat snel te schakelen en prioriteiten te stellen. Je werkt nauwkeurig en als teamplayer werk je ook graag samen. Je staat je mannetje en gaat een flinke uitdaging niet uit de weg. Je gaat goed om met feedback, geeft je grenzen aan en straalt vertrouwen uit. Je draagt uit dat je trots bent om voor deze gemeente te werken.

Voor deze functie is bij indiensttreding een positieve Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Over het bedrijf:

De gemeente Heerenveen, gelegen in het mooie zuiden van Friesland, telt ruim 50.000 inwoners. De gemeente is rijk aan historie en cultuur en biedt tegelijkertijd moderne voorzieningen en infrastructuur. Ze staan hier bekend om de innovatieve aanpak en oog voor vernieuwing. Want door open te staan voor nieuwe ideeën en initiatieven, wordt er continu gewerkt aan het verbeteren van de leefomgeving en het versterken van de lokale economie. Dit gebeurt door te investeren in duurzame energie en het bieden van hoogwaardige voorzieningen op het gebied van sport, cultuur en onderwijs.

Daarnaast zijn de verhoudingen tussen het college en de raad, maar ook binnen alle partijen, gebaseerd op een goede constructieve samenwerking. Er heerst een cultuur van respect en openheid, waarbij alle stemmen gehoord worden en er gezamenlijk gezocht wordt naar oplossingen voor uitdagingen en kansen.

 Werken bij de gemeente Heerenveen betekent dat je je inzet voor een gemeenschap die nooit stilstaat en waar altijd wel iets te doen is. Door samen te werken aan een duurzame, leefbare en betrokken gemeenschap, draag je bij aan een toekomst waarin Heerenveen en haar inwoners kunnen blijven groeien en bloeien.

Voor de gemeente Heerenveen is diversiteit en inclusie belangrijk. Zij zijn nieuwsgierig naar jouw drive voor deze functie. Voel je daarom te allen tijde welkom om te solliciteren, ongeacht culturele of demografische afkomst, leeftijd, gender of geaardheid.